Themen und Artikel zu Projekt-, Zeit-, Prozessmanagement und vielem mehr.
Alles für den Büroalltag, verständlich erklärt, immer auch mit etwas Spass ...
Tag Your Life
Der Office Alltags Blog
Rund um den Büroalltag mit Tipps und Tricks, Soft- und Hardwareempfehlungen, die den Arbeitstag leichter gestalten können und sollen.
Vilfredo Pareto und die 80-20-Regel (Pareto Prinzip)
Vilfredo Pareto
Der Italiener Vilfredo Pareto (1848–1923), ein Ingenieur und Ökonom, stellte eine faszinierende Regel auf, nämlich eine Wahrscheinlichkeitsverteilung, die auf einer 80 zu 20 Verteilung basiert.
Diese beschreibt, dass eine kleine Zahl von Anteilen einen hohen Wert des Ganzen betrifft.
Hier einige Beispiele:
- 20% der Lagerbestände machen 80% des Gesamtlagerwertes aus
- 20% unserer täglichen Aufgaben, machen 80% des Tagesvolumens aus
- 20% unserer Kunden machen 80% des Gesamtumsatzes
- Beim Programmieren verwendet man 20% seiner Zeit mit dem coden. 80% mit der anschliessenden Fehlersuche
Wie hilft uns diese Erkenntnis nun in der Praxis? Nehmen wir unser zweites Beispiel, aus dem Bereich des Zeitmanagement. Hat man diese 20% identifiziert, kann man am meisten davon profitieren, wenn hier optimiert wird. Das 80/20-Prinzip wird uns immer wieder begegnen. Auch zum Beispiel bei der ABC-Analyse (in einer leichten Abwandlung).
Entspricht etwas dieser Regel, nennt man es auch Paretooptimal. Der Gegensatz hierzu wäre Paretosuboptimal, aber dies darf man niemals einen Organisator hören lassen 😉
Auch im privaten Umfeld kann man diese Regel immer wieder finden. So aus dem Bauch heraus, würde ich zum Beispiel davon ausgehen, das 20% unsere täglichen Nahrung 80% der Kalorien ausmachen. Denkt mal drüber nach …
Tags: 80-20, Pareto, Regel, Verteilung
Versuch es mal mit Salami
Wir wollen jetzt nicht darauf hinaus, dass vermehrter Verzehr von Salami im Projekt- oder Zeitmanagement zu erfolgen führt. Hier geht es zum die so genannte Salami-Taktik. Diese Methode beschreibt das Vorgehen, ein Großes, Ganzes in einzelne Stücke bzw. Scheiben zu zerlegen, um diese unabhängig voneinander im kleinen betrachten zu können. So können Projekte einfacher strukturiert werden und führen über kleine Zwischenschritte zum Ziel.
Es gibt ganze Organisationsmodelle, die sich an diesem Vorgehen orientieren. Zum Beispiel das Ganzheitliche Organisations Modell (GOM). Hier heisst das Schlagwort „Vom Groben zum Detail„. Auch hier werden die Dinge im Ganzen betrachtet und in einzelne, kleinere Abschnitte zerlegt, die widerum betrachtet und zerlegt werden, bis man einen gewünschten Detailierungsgrad erreicht hat.
Die Salami-Taktik kann auch Negativ betrachtet werden. Immer dann, wenn zum Beispiel ein Kunde seine Wünsche nur scheibchenweise während eines Projektes äussert.
Auch Essen kann man organisieren
Ich bin gerade über einen interessanten Artikel gestolpert, der eigentlich zu unserem Thema passt. Hier geht es weniger um das Büro, als um die „Organisation“ von Diäten: Besser organisiert durch die Diät
Viel Spaß beim lesen …
USB Raketenwerfer fürs Büro
Gesteuert wird die Abschussvorrichtung über die mitgelieferte Software. Ein echter Spass, wenn ein Kollege durch die Tür tritt und die Raketen auf ihn ausgerichtet werden. „Feuer frei!“, wenn es der Chef ist …
Für alle die noch mehr wollen, gibt es den Raketenwerfer auch mit eingebauter Webcam
Menschen und Motivation: Die Bedürfnispyramide
Einer der wichtigsten „Bestandteile“ einer Organisation, eines Projektes, sind die Menschen. Kollegen, Team-, Projektmitglieder oder auch „Betroffene“ eines Projektes.
Maslowsche Bedürfnispyramide
Innerhalb eines Projektes sind die Menschen besonders zu beachten. Ein Ansatz hierzu ist die Berücksichtigung der, vom amerikanischen Psychologen Abraham Maslow 1943 veröffentlichten, Bedürfnishirachie (Maslowsche Bedürfnispyramide). Diese beschreibt die Bedürfnisse eines Menschen in fünf Stufen.
- Körperliche Bedürfnisse: Freiheit, Nahrung, Atmen, Wärme, Wohnung, …
- Sicherheit: Fester Arbeitsplatz, Absicherung, Recht und Ordnung, …
- Soziale Beziehungen: Familie, Freunde, Partnerschaft, …
- Soziale Anerkennung: Status, Respekt, Wohlstand, Erfolg, …
- Selbstverwirklichung: Individualität, Perfektion, Erleuchtung, …
Die Bedürfnisse 1 bis 3 und auch Teile von 4, zählen zu den Defizitbedürfnissen, die nach der Befriedigung keine weitere Motivation bieten.
Die Bedürfnisse 4 (zum Teil) und 5 sind Unstillbare Bedürfnisse, die nie befriedigt werden können.
Grundbedürfnissen, lassen sich noch in Existenzbedürfnisse und Luxusbedürfnisse aufteilen.
Tags: Bedürfnispyramide, Maslow, Motivation
Wann ist es Zeit zu kündigen?
photo credit: ErythropoetinWann kommt ein Jobwechsel überhaupt in Betracht? Bevor Ihr Euch darüber Gedanken macht, analysiert erst einmal Eure persönliche Lage. Wie ist die finanzielle Situation, ist ein Ortswechsel möglich, wie sieht der Markt in Eurer Branche aus, gibt es Abhängigkeiten, die dem entgegensprechen?
Wenn das alles passt, kommen die entscheidenden Fragen. Nur weil man mal ein paar schlechte Tage hat, muss man nicht gleich in den Sack hauen. Hier einige Gründe, die für einen Wechsel sprechen könnten:
- Probleme mit den Kollegen: Eigentlich ist die Arbeit und Deine Aufgabe ja in Ordnung, aber die Kollegen vermiesen Dir den (Arbeits-)Tag. Keine Aussicht auf Bessung und ein interner Wechsel ist nicht möglich.
- Das Gehalt stimmt nicht: Du bekommst am Monatsende weniger als branchenüblich, dann kann das ein Grund zum wechseln sein.
- Keine Aufstiegschancen: Du strebst eine Führungsposition an, hast aber keine Aussicht, diese zu erreichen? Überprüfe Deine Quailifikation oder wechsel.
- Du hasst Deine Arbeit: Dann läuft grundsätzlich etwas schief und sollte geändert werden. Es hilft weder Dir noch Deinem Arbeitsumfeld, mit Bauchschmerzen zur Arbeit zu gehen.
Nicht nur einer der genannten Gründe sollte Deine Entscheidung beeinflussen. Treffen aber mehrere davon auf Dich zu, ist eine Neuorientierung angebracht.
Die Sache mit dem Zeiger
Laserpointer und Zeigestöcke sind ein bewährtes Ausdruckmittel bei Vorträgen und Präsentationen. Die Nutzung beinhaltet aber auch gefahren. Nicht gerade für Leib und Leben, aber doch …
Verwendet diese Gerätschaften nur, wenn Ihr sicher, souverän und ruhig auftreten könnt. Ein nur leichtes Zittern in der Hand wirkt sich bei einem Laserpointer auf der Leinwand aus, als wenn Ihr einen Laserschwertkampf gegen Darth Vader gewinnen wollt. Nicht viel anders ergeht es der Spitze eines Zeigestocks. Also dann doch lieber verzichten.
Weiterhin gibt es ein paar Regeln, die Ihr beachten solltet:
Nicht im Weg stehen: Auch wenn, gerade Laserpointer einen gewissen Bewegungsspielraum bieten, solltet Ihr darauf achten, nicht den Zuhörern die Sicht zu versperren.
Nur hervorheben: Mit dem Zeigegerät sollte nicht durch die komplette Präsentation geführt werden. Es dient dazu, wichtige Punkte hervorzuheben und nicht dazu, jeden Bullet zu Aufzählungszwecken zu markieren.
Richtig markieren: Nicht starr auf einen Punkt zielen, sondern einen hervorzuhebenden Punkt / Satz einkreisen. Ein „no go“ ist es auch, mit einem Zeigestock auf die Projekttionsfläche einzuschlagen. Es sei denn, einige Zuhörer sind bereits eingeschlafen und Ihr wollt sie wecken. Dann ist aber insgesamt etwas schief gelaufen.
Nicht abwenden: Beim Zeigen nicht den Rücken dem Publikum zuwenden. Das ist einfach unhöflich. Den Oberkörper leicht drehen und die Zuhörer im Blick behalten.
Tags: Laserpointer, Powerpoint, Präsentation, Vortrag, Zeigestock
Sie haben Post – Die Informationsflut
photo credit: functoruserDie Informationsflut, die uns täglich per eMail erreicht wird immer grösser. Der durchschnittliche Büroangestellte erhält pro Tag zwischen 70 und 100 eMails. Der Gedanke, nach einem zweiwöchigen Urlaub den Mailclient zu starten, läßt bei so manchem die Nackenhaare sträuben.
Die einfachste Methode, dem etwas entgegenzuwirken ist, nicht immer jede Mail sofort zu bearbeiten, sobald sie aufschlägt. Setzt Euch bestimmte Zeitfenster, in denen Ihr Eure Mail lest. Am besten gleich morgens, nach dem Mittagessen und noch einmal kurz vor Feierabend.
Noch besser ist es, die Mail kurz zu überfliegen, nach Stichworten zu durchsuchen und entsprechend für die spätere Bearbeitung zu priorisieren. Denkt aber auch an den Absender. Mail ist ein schnelles Medium und der Sender kann eine kurzfristige Antwort erwarten. Und sei es nur „Angekommen, bearbeite ich später!“. Allen Seiten hilfreich, aber oft vernachlässigt wird ein aussagekräftiger Betreff. Bei Mails mit dem Betreff „Kurze Frage“ ist dem Empfänger nicht wirklich geholfen. Besser „Kurze Frage zu xyz“. Wenn sich alle daran halten, ist auch allen geholfen und der Umgang mit eMails lässt sich effizienter gestalten.
Zu guter letzt sei noch auf die Eingrenzung des Empfängerkreises hingewiesen. Überlegt, für wen die Informationen in der Mail wichtig und relevant sind, statt zu große Verteiler zu wählen.
Tags: Info, Informationen, Mails, Selbstorganisation
Hilfsmittel bei Präsentationen
photo credit: AK-Vorrat MünchenPräsentationen sind für viele ein Angstthema. Meist hat man ja sein Notebook mehr oder weniger vor sich, auf dem eine Präsentation läuft. Wie aber schaltet man denn nun die Folien weiter?
Möglichkeit 1: Man drückt selber die Tasten. Nachteil: Je nachdem, wie „weitläufig“ die Räumlichkeiten sind, ist man eingeschränkt. Zudem kommt es immer zu einem kleinen Break, der sich nicht immer förderlich auswirkt.
Möglichkeit 2: Man bittet einen Co-Moderatoren oder einen Zuhörer als „Umschalter“ zu fungieren. Nachteil: Man hat seinen Bildschirm eventuell nicht mehr im Blick und muss auf die Leinwand schauen. Hierbei besteht immer die Gefahr, unbewusst dem Plenum den Rücken zuzudrehen *unhöflich*. Weiterhin ist speziell beim Zurückblättern unruhig, weil ausser der Reihe kommuniziert werden muss.
Möglichkeit 3: Um etwas Bewegungsfreiheit zu bekommen nutzt man eine kabelgebundene oder schnurlose Maus, die man in der Hand behält und durch klick auf die linke Maustaste weiter kommt. Nachteil: Auch hier ist das zurück nur direkt an der Tastatur möglich.
Möglichkeit 4: Einige Javafähige Handys mit Bluetooth haben eine Presentersoftware drauf, mit denen man z.B. MS PowerPoint steuern kann. Voraussetzung ist natürlich, dass das Noti auch Bluetooth hat. Nachteil: Eigentlich keiner, aber das Handy sollte auf „Lautlos“ gestellt werden 😉
Möglichkeit 5: Unser Favorit ist ein Presenter
Tags: Hardware, Präsentation, Tools, Vortrag
Here We Are
photo credit: ellelalaHier sind wir nun mit unserem kleinen Blog, rund ums Büro (neudeutsch: Office).
Wir möchten Euch an dieser Stelle den ein oder anderen Tipp für den Büroalltag geben. Angefangen mit alltäglichem bis hin zur Projektarbeit …
Also dann, viel Spaß!
Tags: Wir