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Tag Your Life
Der Office Alltags Blog
Rund um den Büroalltag mit Tipps und Tricks, Soft- und Hardwareempfehlungen, die den Arbeitstag leichter gestalten können und sollen.
Wartezeiten: Produktivität oder Zeitvertreib?
Pausen sinnvoll nutzen
Wartezeiten begegnen uns tagtäglich, sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben. Insbesondere, wenn diese unvorhergesehen auftreten, kann sich dies als sehr lästig und nervig erweisen. Das Meeting verschiebt sich um eine halbe Stunde oder der Kunde lässt auf sich warten. Es gibt viele Szenarien, die eine gewisse Wartezeit mit sich bringen können. Diese Art von Pausen sind jedoch keinesfalls vergeudete Zeit, denn sie können sinnvoll und effektiv genutzt werden. Ob ein Spiel auf dem Smartphone oder die Vorbereitung der nächsten Aufgaben, eine Übersicht über sinnvolle Lückenfüller kann helfen, die Pause sinnvoll zu nutzen.
Eine To-do-Liste anfertigen und abarbeiten
Eine To-do-Liste kann nicht nur im privaten Leben, sondern auch im beruflichen Leben sehr sinnvoll und hilfreich sein. Sie hilft dabei nicht den Überblick zu verlieren und gibt Aufschluss darüber, welche Arbeiten noch erledigt werden müssen und welche schon erledigt wurden. Ein einfaches Abhaken reicht aus und schon ist man wieder auf dem neusten Stand. Zudem können sie in der heutigen Zeit digital angefertigt werden, sodass sie auf dem Smartphone immer parat sind. Wartezeiten könnten hierbei beispielsweise effizient und effektiv genutzt werden, indem die To-do-Liste aktualisiert und kleinere Aufgaben schnell abgearbeitet werden. Je nachdem, wie lange die unfreiwillige Pause andauert, könnten auch umfangreichere Aufgaben abgearbeitet werden. Demnächst anstehende Projekte oder Meetings könnten schon einmal vorbereitet werden, sodass die freie Zeit effektiv genutzt werden kann. Insbesondere, wenn mehrere Projekte anstehen, kann es sehr hilfreich sein, wenn Vorbereitungen getroffen werden und kleinere Aufgaben frühzeitig erledigt werden. Die unfreiwillige freie Zeit kann zudem dafür genutzt werden, um auf dem Laufenden zu bleiben. Ein Blick in die E-Mails genügt, um einen Überblick zu erhalten. Befinden sich Nachrichten im E-Mail-Postfach, die mithilfe einer kurzen Rückmeldung abgearbeitet werden können, kann dies ebenfalls in der kurzzeitigen Pause erledigt werden.
Mit Spaß und Gelassenheit in das nächste Meeting
Die unvorhergesehene Wartezeit muss jedoch nicht zwangsläufig mit Produktivität gefüllt werden, auch Spaß bringenden Aktivitäten kann hier nachgegangen werden. Das Lesen eines Buches, eine Runde Surfen im Internet oder, für Glücksspiel-Enthusiasten, eine Runde Blackjack im Online-Casino, alles ist möglich. Und wer weiß, vielleicht wird der Jackpot geknackt und dem Chef kann bei dem bevorstehenden Meeting direkt die Kündigung übergeben werden. Pausen sind also nicht immer nervig und lästig, sie können auch Spaß machen und vielleicht sogar das ganze Leben von jetzt auf gleich verändern. Die freie Zeit kann jedoch auch dafür genutzt werden, um sich einmal mit den Arbeitskollegen auszutauschen oder gar ein Kreuzworträtsel zu lösen. Da im Zeitalter der Digitalisierung nahezu alles online möglich ist, wird dafür noch nicht einmal eine Zeitschrift benötigt. Zahlreiche Spiele, Rätsel oder sogar Bücher können online genutzt werden.
Weiterbildung in der Pause
Falls sich die Wartezeit ziehen sollte und genügend Zeit zur Verfügung steht, kann sie auch zur persönlichen Weiterbildung genutzt werden. Eine neue Sprache lernen oder sich neue PC-Kenntnisse aneignen, können sinnvoll und nützlich für die berufliche Karriere sein. Da das Erlernen einer neuen Sprache immer mit dem Lernen von Vokabeln verbunden ist, können diese auch in der Pause geübt werden. Insbesondere, wenn ein Arbeitskollege eine Raucherpause einlegt und auf sich warten lässt, können schnell die letzten Vokabeln noch einmal wiederholt und vertieft werden.
Tags: Produktivität, Spass, Warten, Wartezeit, Zeitvertreib
Gesunde Ernährung am Arbeitsplatz
Gesunde Ernährung ist zurzeit ein äußerst umstrittenes Thema und Bio-Produkte erfreuen sich Tag für Tag mehr an Beliebtheit. Doch während unserer Arbeitszeit fällt es den Meisten schwer sich ausgewogen zu ernähren. Häufig wird, aus Zeitmangel, zu Fast-Food gegriffen, oder die Mittagspause ganz ausgelassen. Doch mit welchen Tricks kommt unser Magen, trotz des Büro-Alltags, dennoch zu seinem Recht?
Richtige Ernährung ist der effektivste Stress-Killer
Lebensmittel ernähren uns nicht einfach nur, in der richtigen Zusammensetzung steigert sie unsere Leistungsfähigkeit und sorgen zugleich für unser Wohlbefinden. Wir Menschen sind absolut keine Maschinen und benötigen möglichst alle Nährstoffe um auf Dauer gesund und fit zu bleiben. Und damit das auch so bleibt, sollten Sie frühzeitig über Ihre Essens-Gewohnheiten nachdenken. Haben Sie sich auch schon einmal gefragt warum Sie morgens immer so müde sind und nachmittags einen Durchhänger haben? Das sind typische Anzeichen einer falschen Ernährung und können ganz einfach beseitigt werden.
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Tags: Essen, Info, Informationen
Diesen oder Nächsten
Die Unzulänglichkeit der deutschen Sprache versteckt sich unter anderem in diesen beiden Worten. Ihr versteht nicht worum es geht?
Termine und Zeitangaben!
Angaben wie „nächsten Donnerstag“ (periodisch wiederkehrende Zeitpunkte) werden unterschiedlich interpretiert und je nach Nähe zu dem genannten Wochentag auch von einer Person unterschiedlich ausgelegt.
Aussage „Wir treffen uns nächsten Donnerstag um 19:00 Uhr“ und was beim Empfänger ankommt:
• Beispiel 1, ausgehend von einer Terminnennung am Montag:
º Person A: Der Donnerstag der gleichen Woche
º Person B: Der Donnerstag der gleichen Woche
º Person C: Der Donnerstag der folgenden Woche
Tags: Informationen, Regel, Termine
5 Wecker die im neuen Jahr das Aufstehen erleichtern
Das neue Jahr 2010 steht direkt vor der Tür. Sicherlich kennen viele folgendes Problem:
Urlaub zwischen Weihnachten und Neujahr, jeden Tag lange geschlafen und keine Rücksicht auf den Wecker genommen. Aber dann kommt doch der Tag an welchem man wieder in das Büro muss. Wer nun Probleme hat wieder rechtzeitig das Haus zu verlassen, sollte einen kurzen Blick auf die folgenden Wecker werfen. Mittlerweile bietet der Markt eine sehr große Auswahl an wirklich ausgefallenen Modellen, die selbst den routinierten Langschläfer das Fürchten lehren.
Die Top 5 des Tag Your Life Teams:
1. Die Bombe
Die Wecker „Bombe“ : Dieser Wecker erzeugt einen fast ohrenbetäubenden Lärm, und weckt auch ganz extreme Tiefschläfer. Das Gerät kann eine Lautstärke von bis zu 113 db erzeugen. (mehr …)
Das Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben. Diese werden nach zwei Kriterien bewertet: Der Dringlichkeit und der Wichtigkeit.
Zuerst die Frage, warum man dies tun sollte? Der Grund ist eigentlich einfach: Arbeitsaufgaben priorisiert man eigentlich nach den eigenen Vorlieben. Wozu hab ich Lust, was macht mir Spass … Dies widerspricht aber eigentlich den Jobanforderungen. Hier setzt nun das Eisenhower-Prinzip an.
Alle Aufgaben werden in eine Matrix eingetragen und nach Dringlichkeit (eilig) und Wichtigkeit gewichtet. Daraus ergeben sich vier Quadranten, wie die Aufgaben zuzuordnen sind:
- Nicht eilig und unwichtig: Ab in den Papierkorb
- Eilig und unwichtig: Delegieren
- Nicht eilig, aber wichtig: Ab in die Terminplanung und Zeit einplanen
- Elig und wichtig: Sofort erledigen
Probiert es aus, es funktioniert!
Tags: Methoden, Selbstorganisation
Vilfredo Pareto und die 80-20-Regel (Pareto Prinzip)
Vilfredo Pareto
Der Italiener Vilfredo Pareto (1848–1923), ein Ingenieur und Ökonom, stellte eine faszinierende Regel auf, nämlich eine Wahrscheinlichkeitsverteilung, die auf einer 80 zu 20 Verteilung basiert.
Diese beschreibt, dass eine kleine Zahl von Anteilen einen hohen Wert des Ganzen betrifft.
Hier einige Beispiele:
- 20% der Lagerbestände machen 80% des Gesamtlagerwertes aus
- 20% unserer täglichen Aufgaben, machen 80% des Tagesvolumens aus
- 20% unserer Kunden machen 80% des Gesamtumsatzes
- Beim Programmieren verwendet man 20% seiner Zeit mit dem coden. 80% mit der anschliessenden Fehlersuche
Wie hilft uns diese Erkenntnis nun in der Praxis? Nehmen wir unser zweites Beispiel, aus dem Bereich des Zeitmanagement. Hat man diese 20% identifiziert, kann man am meisten davon profitieren, wenn hier optimiert wird. Das 80/20-Prinzip wird uns immer wieder begegnen. Auch zum Beispiel bei der ABC-Analyse (in einer leichten Abwandlung).
Entspricht etwas dieser Regel, nennt man es auch Paretooptimal. Der Gegensatz hierzu wäre Paretosuboptimal, aber dies darf man niemals einen Organisator hören lassen 😉
Auch im privaten Umfeld kann man diese Regel immer wieder finden. So aus dem Bauch heraus, würde ich zum Beispiel davon ausgehen, das 20% unsere täglichen Nahrung 80% der Kalorien ausmachen. Denkt mal drüber nach …
Tags: 80-20, Pareto, Regel, Verteilung
Versuch es mal mit Salami
Wir wollen jetzt nicht darauf hinaus, dass vermehrter Verzehr von Salami im Projekt- oder Zeitmanagement zu erfolgen führt. Hier geht es zum die so genannte Salami-Taktik. Diese Methode beschreibt das Vorgehen, ein Großes, Ganzes in einzelne Stücke bzw. Scheiben zu zerlegen, um diese unabhängig voneinander im kleinen betrachten zu können. So können Projekte einfacher strukturiert werden und führen über kleine Zwischenschritte zum Ziel.
Es gibt ganze Organisationsmodelle, die sich an diesem Vorgehen orientieren. Zum Beispiel das Ganzheitliche Organisations Modell (GOM). Hier heisst das Schlagwort „Vom Groben zum Detail„. Auch hier werden die Dinge im Ganzen betrachtet und in einzelne, kleinere Abschnitte zerlegt, die widerum betrachtet und zerlegt werden, bis man einen gewünschten Detailierungsgrad erreicht hat.
Die Salami-Taktik kann auch Negativ betrachtet werden. Immer dann, wenn zum Beispiel ein Kunde seine Wünsche nur scheibchenweise während eines Projektes äussert.
Sie haben Post – Die Informationsflut
photo credit: functoruserDie Informationsflut, die uns täglich per eMail erreicht wird immer grösser. Der durchschnittliche Büroangestellte erhält pro Tag zwischen 70 und 100 eMails. Der Gedanke, nach einem zweiwöchigen Urlaub den Mailclient zu starten, läßt bei so manchem die Nackenhaare sträuben.
Die einfachste Methode, dem etwas entgegenzuwirken ist, nicht immer jede Mail sofort zu bearbeiten, sobald sie aufschlägt. Setzt Euch bestimmte Zeitfenster, in denen Ihr Eure Mail lest. Am besten gleich morgens, nach dem Mittagessen und noch einmal kurz vor Feierabend.
Noch besser ist es, die Mail kurz zu überfliegen, nach Stichworten zu durchsuchen und entsprechend für die spätere Bearbeitung zu priorisieren. Denkt aber auch an den Absender. Mail ist ein schnelles Medium und der Sender kann eine kurzfristige Antwort erwarten. Und sei es nur „Angekommen, bearbeite ich später!“. Allen Seiten hilfreich, aber oft vernachlässigt wird ein aussagekräftiger Betreff. Bei Mails mit dem Betreff „Kurze Frage“ ist dem Empfänger nicht wirklich geholfen. Besser „Kurze Frage zu xyz“. Wenn sich alle daran halten, ist auch allen geholfen und der Umgang mit eMails lässt sich effizienter gestalten.
Zu guter letzt sei noch auf die Eingrenzung des Empfängerkreises hingewiesen. Überlegt, für wen die Informationen in der Mail wichtig und relevant sind, statt zu große Verteiler zu wählen.
Tags: Info, Informationen, Mails, Selbstorganisation