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Tag Your Life
Der Office Alltags Blog
Rund um den Büroalltag mit Tipps und Tricks, Soft- und Hardwareempfehlungen, die den Arbeitstag leichter gestalten können und sollen.
Kunden gewinnen mit dem perfekten Angebot – die besten Tipps und Tricks
Als Unternehmer, Selbstständiger oder Freelancer sind Sie häufig mit dem Thema der Angebotserstellung beschäftigt. Das perfekte Angebot hat massiven Einfluss darauf, wie gut Sie am Ende verkaufen. Kunden bekommen von allen Seiten Offerten und entscheidend sich für das sympathischste, lukrativste und beste Angebot. Trotz massiver Erfahrung gibt es immer noch Fehlerquellen, die auch den routiniertesten Unternehmen passieren. Wir haben die optimalen Tipps für Sie, wie Ihr Angebot auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden ausgerechnet wird.
Angebot oder Kostenvoranschlag? Wo sind die Unterschiede?
Bevor Sie Ihrem potenziellen Kunden ein Angebot unterbreiten, erstellen Sie zunächst einen professionellen Kostenvoranschlag. Er ist rechtlich nicht bindend, sondern gibt dem Interessenten einen Einblick darauf, mit welchen Kosten er zu rechnen hat. Ist Interesse vorhanden, erstellen Sie anschließend das Angebot mit rechtlicher Bindung. Sofern der künftige Kunde Ihr Angebot annimmt, kommt der Vertrag zustande und Sie müssen die angebotenen Dienstleistungen erbringen bzw. das Produkt liefern.
Tipp: Es gibt die Möglichkeit die Rechtsbindung eines Angebots per Freizeichnungsklausel aufzuheben. So ist es zum Beispiel möglich, dass Sie den Zeitraum der Gültigkeit einschränken oder auch die Menge der zu liefernden Produkte beschränken.
(mehr …)Tags: Angebot, Büro, Freelancer, Kostenvoranschlag, Selbstständig, Unternehmer
Auch als Unternehmer haben Sie ein Recht auf einen Feierabend – Tipps, um mehr Ruhe in das Leben zu bringen
Wer kennt die vermeintliche Weisheit nicht, dass man als Unternehmer/in alles selbst und ständig erledigen muss? Warum sollte das Ganze sonst auch Selbstständigkeit heißen? Wie so oft ist es aber auch in diesem Fall so, dass hinter der vermeintlichen Weisheit zwar etwas Wahres steckt, Sie diese aber bitte dennoch unter keinen Umständen wörtlich nehmen dürfen. Auch als Unternehmer ist es wichtig, sich einige Dinge ein wenig zu erleichtern und sich Freiräume zu schaffen. Ansonsten fehlt Ihnen schon bald die Energie für die wirklich entscheidenden Dinge.
Suchen Sie sich qualifizierte Mitarbeiter mit Erfahrung
Ein Unternehmen steht und fällt mit den darin arbeitenden Menschen. Daher ist die Entscheidung für einen jeden Mitarbeiter von großer Bedeutung.
Unterschätzen Sie nicht die Wichtigkeit von vermeintlich irrelevanten Stellen, denn auch diese können unter Umständen eine erst auf den zweiten Blick zu erkennende Wirkung haben.
Beispielsweise sind unmotivierte oder wenig erfahrene Reinigungskräfte in der Lage, die Grundstimmung im Unternehmen zu verschlechtern, wenn die Büros und Sanitärräume unzureichend oder falsch gereinigt werden.
Weiterhin sollten Sie besonders zu Beginn auf erfahrene Kräfte setzen. Auch wenn sehr junge Mitarbeiter eine neue Energie mitbringen können, so sollte in der Gründungsphase die Ruhe und Zuverlässigkeit erfahrener Mitarbeiter das Gerüst des Unternehmens bilden.
Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware
Ein besonders großer und dennoch einfach zu lösender Grund für diverse Probleme und schlaflose Nächte ist die Buchführung. Damit Sie Ruhe vor dem Finanzamt haben, ist es wichtig, dass diese lückenlos belegbar und professionell aufbereitet ist.
Von der Erstellung eines Angebots bis hin zur Einbringung in den Jahresabschluss darf es keine Ungereimtheiten oder Lücken geben.
Bisher war dies eine zeitraubende und komplexe Aufgabe, der sich nicht selten ein ganzes Team von Mitarbeiter widmen musste.
Doch mithilfe einer modernen und leistungsstarken Buchhaltungssoftware können Sie sich nicht nur viel Arbeit und Nerven sparen, sondern am Ende auch bares Geld.
Eine gute Software deckt dabei das komplette Spektrum ab. Egal, ob Sie nur ein Angebot erstellen oder eine Rechnung einpflegen möchten: Die Software leitet Sie an und kümmert sich um alle weitergehenden Schritte hinter den Kulissen.
Somit sind Sie jederzeit sowohl bei der Buchführung als auch beim Datenschutz auf der sicheren Seite.
Schaffen Sie sich und Ihren Mitarbeitern Routinen
Neben den bereits genannten Punkten ist ein einfacher und dennoch sehr effektiver Weg, um Zeit und Nerven zu sparen, sich Routinen zu schaffen.
Routinen helfen Ihnen, gewisse wiederkehrende Aufgaben schneller und zumeist auch komplett fehlerfrei zu bearbeiten. Daher sind Routinen für Sie persönlich, aber auch für Ihre Mitarbeiter wichtig, um ein wenig entspannter durch den Arbeitstag zu kommen und die Work-Life-Balance zu verbessern.
Überlegen Sie sich hierfür einfach einmal, welche Aufgaben immer wieder anfallen und wie diese in gleichbleibenden Schritten bearbeitet werden könnten und wie lange die einzelnen Schritte ungefähr dauern.
Blocken Sie sich dann künftig die benötigte Zeit, und arbeiten Sie konzentriert nur an diesen Aufgaben. Lassen Sie sich nicht von anderen Dingen ablenken und schon bald werden Sie feststellen, dass Sie erheblich weniger Zeit für die gleichen Aufgaben benötigen und zudem merklich entspannter sind.
Routinen sparen Ihnen Zeit und vermeiden unnötige Fehler. Versuchen Sie es einfach selbst einmal!
Tags: Buchhaltung, Erfahrung, Freizeit, Mitarbeiter, Unternehmer
Der Ausgleich zum Büroalltag
Bei einer Bürotätigkeit handelt es sich keinesfalls um leichte und einfache Arbeit. Büroangestellte kennen es nur zu gut. Den ganzen Tag in einem schlecht belüfteten Büro verbringen, dabei permanent auf den Bildschirm des Computers schauen und kaum Möglichkeiten haben, sich einmal bewegen zu können. Nach einem solchen Arbeitstag kehren viele Menschen erschöpft, müde und ausgelaugt in ihre eigenen vier Wände zurück. Das ständige Sitzen am Schreibtisch kann aber noch weitere Nachteile mit sich bringen. Viele Betroffene klagen am Abend über Rücken- und Nackenschmerzen. Doch welche Möglichkeiten gibt es, um den Büroalltag so gesund wie möglich zu gestalten und welche Aktivitäten bieten einen adäquaten Ausgleich?
Mehr Bewegung in den Alltag integrieren
Der Alltag in einem Büro geht häufig mit einem Mangel an Bewegung einher. Nach einem stressigen Arbeitsalltag haben zudem die wenigsten Menschen noch Lust auf einen Besuch in einem Fitnessstudio oder auf einen Lauf durch den Park. Dabei ist es gar nicht schwer, mehr Bewegung in den Alltag zu integrieren. Viele Strecken können zu Fuß zurückgelegt werden. Des Weiteren kann für kleinere Einkäufe das Auto auch einmal stehen bleiben. Wer natürlich sehr ländlich wohnt und das nächste Geschäft einige Kilometer entfernt liegt, sollte auf einem andere Wege versuchen sich mehr zu bewegen. Doch wo wären wir heute, wenn wir nicht auf zahlreiche technologische Fortschritte zurückgreifen können? Die Digitalisierung trägt zu Veränderungen in nahezu jedem Lebensbereich bei und das bringt viele Vorteile mit sich. Viele Unternehmen haben bereits die Zeichen der Zeit erkannt und kennen die Bedürfnisse ihrer Zielgruppe. So gibt es zahlreiche Angebote, von zu Hause aus Sport zu betreiben. Hierbei ist die Rede primär von digitalen Mitgliedschaften. Sportler haben die Möglichkeit, aus einer Vielzahl an verschiedenen Trainingsprogrammen auszuwählen und diese unkompliziert vor dem Fernseher oder dem Computer zu absolvieren. Das ist besonders attraktiv für all diejenigen, die mehr Bewegung in ihren Alltag integrieren möchten, aber einem Sportverein skeptisch gegenüberstehen.
Den Fokus auf Entspannung und Erholung legen
Neben einer ausreichenden Bewegung ist eines aber genauso wichtig und das ist die Entspannung. Angestauter Stress kann langfristig krank machen. Fehlt dem Körper die Zeit, um sich regenerieren zu können, können verschiedene Beschwerden auftreten. Bereits vorhandene Beschwerden können dabei noch verstärkt werden. Gleichzeitig darf keinesfalls vergessen werden, dass negativer Stress auch einen großen Einfluss auf die menschliche Psyche haben kann. Aufgrund dessen ist es wichtig, dass der eigenen Psyche in regelmäßigen Abständen eine kleine Auszeit gewährt wird. Ein Blick auf die Bedürfnispyramide kann dabei ebenfalls sehr hilfreich sein. Eine Auszeit ist aber noch aus einem weiteren Grund wichtig, sie hilft dabei, sich wieder auf die wichtigen Dinge im Leben fokussieren zu können. Zu viel Stress, Leistungsdruck und ein eintöniger Arbeitsalltag können dazu führen, dass sich der Fokus verschiebt und nur noch die negativen Aspekte im Vordergrund stehen. Besonders tückisch können hierbei die eigenen Gedanken sein. Manchmal sind die Dinge gar nicht so schlimm, wie man selbst vielleicht meint. Etwas Abstand zu dem eigenen Alltag, sei es beruflich oder privat, hilft dabei, wieder einen klaren Kopf zu bekommen. Die kleine Auszeit sollte also für Aktivitäten genutzt werden, die Entspannung und Erholung begünstigen. Negativen Einflüssen sollte der Gar ausgemacht werden.
Tags: alltag, Büro, Digitalisierung
Wenn der Arbeitsalltag zur Belastung wird
Stress im Büro
Stress und Hektik, Zeitdruck und ständig neue Aufgaben können den Büroalltag zu einer wahren Belastung machen. Neben dem digitalen Wandel wachsen die Erwartungen von Vorgesetzten, Arbeitskollegen und Kunden. Im Büroalltag lauern an jeder Ecke Stressfaktoren, die sich sowohl negativ auf den Körper als auch auf die Seele auswirken können. Körperliche und geistige Erkrankungen können die Folge sein. Je stärker der Druck wird, desto negativer kann sich dies auf die Leistungsfähigkeit sowie die Produktivität auswirken. Einige Tipps und Tricks können dabei helfen, Stress abzubauen und Stressfaktoren zu minimieren.
Was tun bei Stress am Arbeitsplatz?
Stressige Situationen und Phasen gibt es am Arbeitsplatz immer wieder, häufig sind diese jedoch nur temporär. Berufstätige, die dauerhaft gestresst sind, leiden besonders stark, selbst unter den kleinsten stressigen Situationen. Damit der Büroalltag jedoch nicht in einer Katastrophe endet und zu einer dauerhaften Belastung wird, sollten Stressabbauende Maßnahmen eingeleitet werden. Eine ausgewogene und abwechslungsreiche Ernährung ist nicht nur gut für die Gesundheit, sie schenkt auch neue Kraft. Wer jetzt denkt, dass eine gesunde Ernährung viel Zeit in Anspruch nimmt, liegt falsch. Gesündere Lebensmittel wie Obst, Gemüse oder Kraft spendende Nüsse können kinderleicht in die Nahrungsmittelaufnahme integriert werden. Das bedeutet, dass eine gesunde Ernährung nicht nur im privaten Leben umgesetzt werden kann, sondern auch im beruflichen Leben. Nüsse gelten als Nervennahrung, die während der Arbeitszeit wunderbar als Snack konsumiert werden können. Berufstätige werden sich gestärkt fühlen und gleichzeitig merken, wie die Leistungsfähigkeit und das Konzentrationsvermögen gesteigert werden.
Neben der Ernährung können aber auch sportliche Aktivitäten und Spaß bringende Freizeitaktivitäten Stress abbauen und dafür sorgen, dass man sich ausgeglichener und zufriedener fühlt. Während der Pause einfach mal ein Buch lesen oder ein kurzes Spiel spielen, sorgt für mehr Entspannung. Eine kurze Runde an einem online Spielautomaten sorgt nicht nur für einen gewissen Nervenkitzel, sie macht auch Spaß. Und wer weiß, vielleicht verändert diese kleine Auszeit, von jetzt auf gleich, das ganze Leben. Sportliche Aktivitäten tragen zusätzlich dazu bei, dass Stress abgebaut werden kann. Die Gesundheit wird gefördert, die Durchblutung angeregt und mehr Sauerstoff gelangt in das Gehirn. Berufstätige, die regelmäßig Sport treiben, sind nicht so anfällig für Stress, wie Menschen, die keinen oder nur selten Sport treiben. Des Weiteren tragen kurze Sporteinheiten dazu bei, dass der Schlaf erholsamer wird und die Energiereserven im Schlaf besser aufgefüllt werden können.
Stress – wie entsteht er?
Stress kann viele Ursachen haben. Im beruflichen Kontext wird er häufig durch Überforderungen und Überlastungen ausgelöst. Zu viele Aufgaben, die gleichzeitig erledigt werden müssen, der zunehmende Leistungsdruck durch Vorgesetzte und Arbeitskollegen sowie zu viel Arbeit, in Form von Überstunden, können dafür sorgen, dass sich Berufstätige gestresst fühlen. Die häufigsten Ursachen sind jedoch zu viel Arbeit und der damit einhergehende Druck, der auf Berufstätige ausgeübt wird. Handelt es sich bei diesen Aspekten nicht um temporäre Situationen, sondern werden sie zu einer dauerhaften Belastung, kann dies krank machen. Mit stressbedingten Erkrankungen sollte auf keinen Fall leichtfertig umgegangen werden, denn sie können sich schnell zu chronischen Krankheiten entwickeln. Dauerhafte gestresste Menschen berichten häufig davon, dass bei ihnen eine Depression oder ein Burnout diagnostiziert wurde. Bevor es jedoch dazu kommt, sollten auf jeden Fall Stressabbauende und gesundheitsfördernde Maßnahmen eingeleitet und umgesetzt werden.
Team-Motivation am Arbeitsplatz: Betriebsausflug nach Nürnberg planen
Wer gerne zur Arbeit geht und einen guten Umgang mit seinen Kollegen pflegt, ist deutlich produktiver. So greifen immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen zu innerbetrieblichen Konzepten, um die Motivation der Mitarbeiter hoch zu halten. Dabei sind Betriebsausflüge mit der gesamten Belegschaft einen sehr strategischen Zug, um den Team-Zusammenhalt zu stärken und das Arbeitsklima etwas auf zu lockern. Doch lauern bei den Planungen für einen gelungenen Betriebsausflug einige Fettnäpfchen, in den Arbeitgeber bei der Vorbereitungsphase treten.
Dabei ist es auf den ersten Blick schwerer einen Betriebsausflug zu planen, als angenommen. Wenn man auf ein paar entscheidende Faktoren achtet, schafft man es problemlos für einen perfekten Ausflug mit allen Mitarbeitern zu machen.
Wer über einen betrieblichen Ausflug nachdenkt, sollte sich dabei Nürnberg als Reiseziel ins Visier nehmen. Die wunderschöne Altstadt und beeindruckende Naturkulisse hat für jeden Mitarbeiter etwas zu bieten, so dass sich Nürnberg als Reiseziel eines Betriebsausflugs perfekt eignet.
Wir haben Ihnen im Folgenden einen Ratgeber erstellt, der Sie mit praktischen Tipps und Tricks bei den Vorbereitungen eines Betriebsausflugs unterstützt. Dabei erhalten Sie nicht nur einen Überblick der Vorzüge für Nürnberg als Reiseziel eines Betriebsausflugs, sondern auch allgemeine Hinweise, die man bei Planungen unbedingt berücksichtigen sollte.
Büroalltag einmal anders – der Betriebsausflug nach Köln zum 2. RheinBühnen-Festival 2019
Heute ist es vielen Arbeitgebern bereits in Fleisch und Blut übergegangen: Ein zufriedener Mitarbeiter leistet bessere Arbeit, als ein unzufriedener. Umso wichtiger sind daher das Betriebsklima und das Miteinander unter den verschiedenen Angestellten. Um dieses sowie den Zusammenhalt untereinander zu fördern, bietet sich ein Betriebsausflug an. Doch eine solche Planung kann schnell in Stress ausarten. Denn einen Gruppenausflug zu organisieren, heißt gerade bei kleinen Betrieben, allwissender Reiseleiter und Planungstalent zu sein. So gilt es sich zu Beginn mit einigen essenziellen Fragen auseinanderzusetzen. Denn egal, ob Betriebsausflug, Klassenfahrt oder Vereinsunternehmung – die Herausforderungen sind überall ähnlich.
(mehr …)Tags: Betriebsausflug, Köln, RheinBühnen-Festival
Wer hat denn noch einen Anrufbeantworter?
Das ewige „Ich muss erreichbar sein“ kann schon ziemlich stressen. Und ich rede hier nicht nur von Mails. Dank Smartphones kann man hier, auch eher unauffällig, unterwegs auf dem Laufenden bleiben. Schwieriger ist es schon mit Anrufen.
Ja, es gibt Anrufbeantworter. Problem: Ein hoher Prozentsatz der Anrufer mag einfach nicht auf diese Dinger sprechen. Sei es, weil der Kasten überraschend anspringt und nicht genügend Zeit bleibt, sich zu überlegen, was man eigentlich sagen wollte oder der Anrufer eine generelle Abneigung gegen die Geräte hat. Leider lässt sich schwer ermitteln, wie viele Kundenerstkontakte einem entgangen sind.
Weiterleitung auf das Mobile. In Meetings kassiert man böse Blicke, wenn das Mobile klingelt und im Kundengespräch ist es einfach unhöflich. Dann kommt noch die Mailbox: Siehe Anrufbeantworter. Bei uns kommt dazu, dass wir über die eigene Anlage weiterleiten und als CallerID die eigene Nummer erscheint 🙁
Nun haben wir uns mal auf die Suche nach Alternativen gemacht. (mehr …)
Tags: Anrufbeantworter, Erreichbarkeit