Unterschiede zwischen Lasten- und Pflichtenheft

Ohne Lasten- und Pflichtenheft gibt es beim modernen Projektmanagement erhebliche Einschränkungen. Der Sinn der Nutzung liegt darin, Ziele und Vorstellungen festzuhalten und sie der jeweiligen Gegenseite (Projektmanager vs. Kunde) kundzugeben. Durch Lasten- und Pflichtenheft lassen sich nicht nur Fehler vermeiden, es besteht auch die Möglichkeit, gegenseitig präziser aufeinander einzugehen. Aber was ist eigentlich der Unterschied zwischen den beiden Dokumente?

Am Anfang ist das Lastenheft – erstellt durch den Kunden

Um das Pflichtenheft zu erstellen, benötigt es zunächst das Lastenheft. Dieses Heft dient dem Kunden dazu, seine Anforderungen an ein Projekt festzulegen. Der Vorteil hierbei ist, dass sich der Projektkunde intensiv mit seinen Wünschen und Ideen beschäftigen muss. Um ein Lastenheft zu erstellen, benötigt er eine klare Vorstellung. Das wiederum erleichtert dem Projektmanager die Planung und verhindert in vielen Fällen, dass es zu Unstimmigkeiten kommt. Ein Nachteil ist, dass der Kunde Zeit investieren muss. Es ist nicht möglich, alle Aufgaben zu delegieren, das Lastenheft muss er selbst erstellen.

Das Pflichtenheft als Reaktion auf das Lastenheft

Studierende im Projektmanagement lernen die Bedeutung von Lasten- und Pflichtenheft früh kennen. Das Pflichtenheft erfolgt als Reaktion auf das Lastenheft und kann ausschließlich durch den Projektleiter (bzw. den Bearbeiter des Projekts) erstellt werden. Es dient der Darstellung, wie das Projekt umgesetzt werden kann.

Damit zeigt sich auch der große Unterschied. Ein Lastenheft kann unabhängig vom Pflichtenheft erstellt werden. Letzteres ist allerdings nur als Reaktion verfügbar und kann damit nicht allein stehend funktionieren.

Inhaltliche Unterschiede – was kommt ins Lasten- und Pflichtenheft?

Aus Sicht des Projektmanagers ist es wichtig, dem Kunden das bestmögliche Angebot zu unterbreiten. Das funktioniert aber nur, wenn er die individuellen Bedürfnisse kennt. Somit unterscheiden sich Lasten- und Pflichtenheft schon bei der Entwicklung. Die wichtigsten Inhalte des Lastenhefts sind:

• Zieldefinition (grob gefasst)
• Status Quo
• Liste mit Wunsch-Kriterien und Muss-Kriterien
• Zuständigkeiten bestimmen (bei verschiedenen Bearbeitern)

Beim Aufbau des Pflichtenhefts werden andere Kriterien berücksichtigt:

• Status Quo festhalten und Ziele definieren
• Prozessvorgänge und Optionen notieren
• Soll-Konzept umsetzen
• Checklisten und Ablaufpläne
• technische Strukturen
• Anmerkungen, Zuständigkeitsbereiche

In Deutschland wird der Fachkräftemangel immer schlimmer und wer einen Projektmanager für die Umsetzung seines Projekts gefunden hat, sollte auf bestmögliche Zusammenarbeit setzen. Das Lasten- und Pflichtenheft bedeutet zusätzliche Arbeit, ist aber ein wichtiger Ansatz, um die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.

Größter Vorteil dabei ist, dass beide Seiten von Anfang an ihre Möglichkeiten kommunizieren. Indem sich der Kunde schon vor Projektstart mit dem beschäftigt, was er sich eigentlich wünscht, erleichtert er dem Projektmanager den Einstieg.

Ein fehlendes Lasten- und Pflichtenheft kann dazu führen, dass es Kommunikationsschwierigkeiten gibt. Definiert der Kunde seine Wünsche nicht exakt, arbeitet der Projektmanager in die falsche Richtung. Das führt am Ende zu Unzufriedenheit auf beiden Seiten. Der Kunde erhält nicht das, was er sich eigentlich gewünscht hat (weil er es nicht definieren konnte) und der Projektmanager muss seine Arbeit noch einmal von vorne beginnen.

So zeigt sich, dass trotz Unterschiede das Lasten- und Pflichtenheft von großer Bedeutung für die Prozesse im Projektmanagement sind.

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